Optimiser la productivité grâce au travail collaboratif avec Office 365 : un changement maîtrisé dans un cabinet d’assurance

Ce cabinet d’assurance, désireux de se démarquer de la concurrence, s’est rapproché de Cyrès pour l’aider dans sa démarche visant à créer des services originaux autour de Office 365. Optimiser la productivité tout en améliorant le travail collaboratif avec Office 365 furent les objectifs a atteindre pour ce cabinet.

Utilisateur quotidien de la suite Office 365, ce client était conscient qu’elle pouvait présenter de nombreux avantages, mais sans toutefois en maîtriser la finalité. Nous les avons donc accompagnés afin de fixer avec eux les objectifs suivants :

• Adopter une conduite du changement, afin que les collaborateurs du Cabinet adoptent les différents outils de la suite Office 365.
• Mettre en place une plateforme de collaboration interne, afin de simplifier et d’optimiser la gestion des dossiers clients,
• Mettre en place une plateforme de services accessibles à leurs clients, afin d’automatiser certains processus clés et proposer ainsi des offres innovantes.

La conduite du changement, étape clé

Afin de garantir le succès de l’utilisation des nouveaux outils, une conduite du changement simplifiée mais complète a été menée par notre spécialiste au sein de l’établissement. Elle s’est déroulée en 4 étapes.

1. Audit des pratiques internes et cartographie des processus métiers.
2. Identification des cas d’usage et maquettage des pratiques collaboratives à mettre en œuvre.
3. Démarrage du pilote, avec phases d’ajustement des besoins et des pratiques.
4. Support client et journée de bilan, afin de s’assurer que tous les collaborateurs sont à niveau.

Cette phase primordiale, qui a duré une dizaine de jours, a permis de préparer au mieux les collaborateurs à la suite du processus, en les familiarisant avec la plateforme et en les impliquant dans la démarche.

Les solutions techniques Office 365 retenues

Pour la plateforme interne, le but était d’optimiser les processus de gestion des dossiers clients. Plusieurs outils de la suite ont été utilisés, autour des emails Outlook.

• Flow, afin d’automatiser le relevé des demandes clients par email, en les transformant en tâches de travail pour chaque collaborateur.
• PowerApps, afin de créer plusieurs applications internes permettant une meilleure réactivité (suivi des dossiers, annuaires clients…).
• SharePoint, afin d’offrir un intranet servant de plateforme collaborative entre chaque utilisateur, notamment via une GED performante.

Pour la plateforme externe, une solution de gestion automatique de prise en charge des dossiers a également été réalisée sur SharePoint. Cette plateforme permet aux clients du Cabinet de déposer les documents à traiter, ainsi que de récupérer les pièces administratives une fois celles-ci mises à disposition par les collaborateurs du Cabinet. Grâce à Flow, de nombreuses notifications ont été mises en places afin d’assurer un suivi complet de chaque dossier.

Les spécialistes conception et intégration Office 365 de Cyrès ont ainsi réalisé des plateformes conviviales, avec un design attractif, facilitant l’adoption et la prise en main par les différents acteurs.

Voir notre offre d’hébergement SharePoint

Gain de productivité et amélioration du travail collaboratif avec Office 365

En s’appuyant sur ces nouveaux outils et services, chaque collaborateur du Cabinet a pu rapidement observer une optimisation de la qualité de traitement des dossiers clients, avec notamment un gain de temps important.

L’amélioration du travail collaboratif avec Office 365, notamment grâce à PowerApps, Flow et également SharePoint, a offert plus de réactivité entre collaborateurs grâce à la création d’application internes spécifiques. La gestion électronique de document réalisée sous SharePoint a éliminer les problématiques liées à la perte de documents ou aux différentes versions d’un fichier pouvant circuler en même temps entre collaborateurs. Le partage d’informations, de bonnes pratiques et de retours d’expérience entre services est rentrée dans les habitudes, profitant ainsi à chacun.

Par ailleurs, les nouveaux services offerts aux clients ont eux aussi permis un gain de temps dans le traitement des demandes, grâce à la simplification des échanges et la facilité d’accès aux documents demandés.

Retours des collaborateurs du Cabinet et de leurs clients

Les retours des collaborateurs du Cabinet sont unanimement positifs tant sur l’optimisation de la productivité que sur l’amélioration du travail collaboratif avec Office 365 . Grâce à la conduite du changement parfaitement menée, les nouveaux outils ont été adoptés rapidement et le confort de travail apporté est salué par tous.

Les clients du Cabinet sont aussi satisfaits des nouveaux services mis en place. Si certains n’étaient pas familiers de ce mode de travail collaboratif, la plateforme a été assez intuitive et agréable d’utilisation pour être prise en main rapidement par tous.

Fort de ce succès, le Cabinet planifie déjà l’intégration de nouveaux services internes et externes sur sa suite Office 365. Avec l’aide de nos consultants Office 365, de nouveaux outils sont en cours de conception, notamment autour de Flow et PowerApps.

Enfin, le Cabinet et Cyrès gèrent désormais leurs projets à l’aide de Teams.