Article mis à jour le 11/05/2021.
L’amélioration continue du travail collaboratif entre équipes au sein d’une entreprise est incontournable. Choisir une messagerie collaborative efficace et simple d’utilisation pour l’ensemble de ses collaborateurs n’est cependant pas aisé aux vues des nombreuses solutions disponibles sur le marché.
Choisir une messagerie collaborative simple d’utilisation et répondant aux besoins d’une organisation est déterminant pour assurer l’avancement et la réalisation des projets de l’entreprise. La solution retenue doit également s’intégrer aux systèmes informatiques déjà en place, assurer la sécurité des données échangées et répondre à des usages parfois très spécifiques d’employés travaillant de plus en plus à distance.
Quels critères retenir pour le choix d’une solution de messagerie collaborative ?
Pour guider le choix vers une solution de messagerie collaborative adaptée à une organisation, il est nécessaire de définir en amont les besoins et les usages des utilisateurs et des administrateurs serveurs, la criticité des données échangées et le niveau d’accompagnement désiré pour assurer la disponibilité de la solution à long termes. Ainsi, il est recommandé de tester parmi les outils collaboratifs disponibles sur le marché, une ou plusieurs solutions (propriétaires ou open source) avant toute décision d’intégration. De nombreux prestataires mettent à disposition des solutions de démonstration pendant une période d’essai définie et peuvent réaliser des présentations avancées de leurs solutions par web-conférence.
L’important étant d’établir une liste de prérequis sur la base des besoins utilisateurs et des administrateurs serveurs, permettant de comparer les solutions en fonction des fonctionnalités et des services disponibles, du périmètre technique couvert et du niveau de sécurité.
La sécurité appliquée à la solution de messagerie
L’un des critères prioritaires à analyser de près, si ce n’est le premier, est bien celui de la sécurité de la solution de messagerie. Une messagerie sécurisée doit fournir à minima des solutions anti-virus et anti-spam pour préserver les données échangées entre collaborateurs. Celles-ci devant être mises à jour en permanence.
De même il doit être possible d’appliquer des procédures visant à protéger les e-mails et à restreindre les accès non autorisés. L’authentification multi-facteur et la possibilité de sécuriser l’accès à des messages à distance doit être facilement configurable.
Enfin, le prestataire doit être en mesure de délivrer un service optimal via un contrat SLA garantissant une fiabilité et un temps de disponibilité de 99,9 %.
La configuration du serveur de messagerie collaborative
Les options de configuration du serveur de messagerie doivent permettre à son administrateur de garantir la sécurité et la confidentialité des données et des emails qui transiteront au niveau de l’entreprise.
L’administration des différents comptes de messagerie et des droits utilisateurs doit pouvoir se faire avec le plus d’autonomie possible. Idéalement sans faire nécessairement appel au support technique de l’hébergeur mail, sauf cas particulier.
De même, l’administrateur doit pouvoir contrôler le niveau de sécurité du serveur de messagerie, en appliquant des solutions anti-spam, anti-phishing, un cryptage SSL ou le chiffrement de données.
Le stockage et l’archivage
La solution de messagerie collaborative retenue doit être évolutive et adaptée aux besoins de stockage des utilisateurs, qui vont forcément évoluer dans le temps.
Dans de nombreux cas, la conservation des conversations fera office de référentiel de recherche d’informations, d’où son importance.
Le choix d’un stockage cloud sécurisé, en plus de réduire l’espace disque occupé, va permettre d’accéder aux fichiers et aux emails, de les partager avec les membres d’une équipe, peu importe la localisation géographique de l’utilisateur. La capacité d’un hébergeur à proposer un archivage mail dans le cadre de son offre de messagerie collaborative est également importante, puisque en dépend la qualité du processus de restauration des données en cas de besoin.
Les fonctionnalités et l’expérience utilisateur
La solution retenue doit permettre d’améliorer la productivité de votre organisation, grâce à des fonctionnalités pensées pour les utilisateurs finaux.
L’accès aux informations partagées ou stockées sur des espaces commun par exemple, doit être intuitif et facilement assimilable de sortes à retrouver rapidement le chemin à l’information. L’organisation et l’affichage des courriers, le mode d’interaction dans un fil d’email, l’archivage des emails et le champ de recherche sont aussi des éléments clés. Il en va de même pour des fonctionnalités collaboratives de base comme le partage de calendriers, de carnet d’adresses, de tâches ou de fichiers qui doivent être incluses dans la solution.
La solution de messagerie collaborative doit par ailleurs assurer la synchronisation des données lorsqu’elles sont appelées depuis un appareil mobile ou une tablette (iPhone, Windows mobile, Android), au bureau comme en dehors de l’entreprise.
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La disponibilité et la qualité du support technique
Autre point essentiel, la qualité et la disponibilité du support technique font d’un service de messagerie collaborative, une véritable solution mail professionnelle.
Selon le niveau de criticité, celui-ci doit être en mesure de prendre en charge une demande ou un incident rapidement, idéalement dans l’heure.
Au-delà des jours et des heures ouvrées, il doit proposer une prise en charge assurée par un service d’astreinte minimum via une équipe prête à intervenir pendant des horaires de nuit ainsi que le week-end.
Dans de nombreux cas, les équipes d’une même entreprise sont réparties à plusieurs endroits dans le monde et vont donc nécessairement utiliser à différents instants sur une plage de 24h, leur solution de messagerie collaborative. Ce qui implique d’être en mesure d’interagir à tout moment pour résoudre rapidement des problèmes de disponibilité de services par exemple.
La procédure de migration d’une messagerie collaborative
L’intégration d’une messagerie collaborative au sein d’une organisation, implique de prendre en compte plusieurs aspects propre à l’hébergement et aux systèmes devant garantir la sécurité des données hébergées.
Il en va de même lorsqu’il s’agit de migrer un serveur de messagerie d’un hébergeur cloud à un autre ou de simplement réaliser une montée de version comme par exemple la migration de comptes de messagerie et de dossiers publics d’un serveur Microsoft Exchange 2013 vers un serveur Microsoft Exchange 2016 ou encore vers un compte Office 365 Business.
Dans tous les cas de figure, il sera nécessaire de porter une attention particulière sur la procédure de migration afin d’éviter tous problèmes de pertes ou de disponibilité de données. L’hébergeur de messagerie doit garantir la continuité du service pendant le temps de la migration. Le transfert des archives emails, la gestion des droits et des comptes, les dossiers publics (etc.) doivent être prévus dans le plan de migration.
Enfin, une procédure de migration d’un serveur de messagerie dans le Cloud ou une montée de version, nécessite d’impliquer les utilisateurs au-delà des techniciens et administrateurs, afin de pérenniser le déploiement et le maintien de la solution.
L’expérience d’une messagerie collaborative va être propre à chacun et peut représenter une source considérable d’informations si un dysfonctionnement, un incident, un problème de mise à jour ou une fonctionnalité perdue, sont remontés à l’administrateur principal. Le suivi de l’intégration de la messagerie auprès des utilisateurs facilitera ainsi la pérennisation du processus de migration, à long termes.
Microsoft mets aussi à disposition de ses utilisateurs divers scénarios de déploiement Exchange via un assistant accessible depuis cette plateforme.
En définitive, il faut pouvoir se tourner vers un prestataire ayant une expérience significative en matière d’hébergement, de stockage de données et de sécurité. Il doit être capable d’accompagner et conseiller sur des aspects techniques, sur des problématiques de migration, sur l’intégration de fonctionnalités collaboratives et l’adoption des bonnes pratiques auprès de groupes d’utilisateurs.
Au-delà des fonctionnalités collaboratives, la solution de messagerie Exchange que nous proposons à nos clients, permet un paramétrage complet de la sécurité serveur et réseaux, une gestion fine des comptes utilisateurs et des droits d’accès, tout en étant intégrable à tout type d’organisation. Elle se destine aussi bien aux entreprises recherchant un hébergement Exchange dédié qu’un hébergement mutualisé et nous permet de répondre à de nombreuses demandes et problématiques de travail collaboratif.
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