5 outils collaboratifs complémentaires dédiés à la productivité

Les outils collaboratifs offrent de nombreuses fonctionnalités dédiées à accroître la productivité des équipes : faciliter la gestion des tâches et la planification de projets, garantir un déroulement optimal des réunions entre collaborateurs. répondre à une exigence métier spécifique, proposer (et miser) sur une interface utilisateur qui pourra être adoptée facilement ou encore, réunir au sein d’une interface unique des fonctionnalités essentielles au travail collaboratif. Autant de positionnements pour répondre à une demande de plus en plus variée et que l’on retrouve parmi les solutions développées par les différents éditeurs.

La place occupée par les outils collaboratifs est également liée à la notion de transformation digitale, présente dans de nombreux débats et préoccupations d’entreprises. Pour certains, la transformation digitale relève de la transformation humaine. Dans un processus visant à conduire le changement, le collaborateur devrait semble-t-il adopter une position centrale pour garantir l’adaptabilité et la pertinence de l’outil au sein de l’organisation. Il pourrait même être responsable de son propre changement, en remettant en question son rôle et ses objectifs au sein de cette transformation digitale.
Pour d’autres, la réussite de la transformation digitale de l’entreprise va reposer sur les outils collaboratifs retenus pour répondre à la réalisation des projets internes ou des projets clients, ainsi que leur adoption au sein de l’organisation.

Pour faire suite à notre article sur les solutions collaboratives, il semblait intéressant de présenter au travers une seconde analyse, une combinaison d’outils collaboratifs pouvant couvrir des besoins essentiels exprimés par les entreprises aujourd’hui. Outils collaboratifs dont vous avez certainement déjà entendu parlé par ailleurs.

Klaxoon : améliorer l’interactivité lors de réunions

Depuis l’obtention de son premier CES en 2016, Klaxoon a redonné aux professionnels les clés d’une collaboration véritablement participative et engageante, pour le bien de l’entreprise.
Fini les réunions peu productives où la moitié des participants passent 70 % de leur temps à faire autre chose. Fini l’intervenant unique portant à bout de bras le déroulé de la réunion et n’obtenant aucune question en fin de présentation. En revanche, place à la créativité, à un sentiment d’appartenance à un collectif et à l’implication de tous les participants autour d’un projet commun.

La proposition de Klaxoon est de s’appuyer davantage sur les compétences, les idées et les initiatives des individus en facilitant la prise de parole lors de réunion pour pouvoir avancer efficacement dans la réalisation des projets de l’entreprise.
Pour y parvenir, Klaxoon propose au sein de sa plateforme 4 outils collaboratifs permettant de « digitaliser » la prise de parole des participants afin de faciliter la remontée d’informations.

Brainstorm

L’objectif de l’outil Brainstorm, grâce la connexion simultanée des utilisateurs à la plateforme via le device de leur choix (smartphone, tablette, pc), est de capter l’ensemble des idées des participants, sur un temps court. Ainsi, 10 personnes pourront s’exprimer en même temps sur une thématique donnée. La prise de parole s’effectuant au travers des devices des utilisateurs, chacun est libre d’alimenter la réflexion du groupe sans appréhension quant à la prise de parole.
Il est possible de partager des notes, des photos ou des dessins qui seront ensuite classés et catégorisés. Brainstorm permet ainsi d’obtenir un résultat fidèle de l’opinion de la communauté, nettement supérieur à un tour de table classique.
Il sera donc possible de faire de la gestion de projet et mettre en place des équipes avec des individus présents en salle ou à distance, faire de l’idéation en agençant les idées créées comme on le souhaite et en créant du lien entre elles afin de les améliorer et de les discuter.

Nuage de tags

Le nuage de tags, un peu comme Brainstorm permet de recueillir les idées principales du groupe par mot clé. Il est possible de poser une question à l’ensemble des participants, tout en anonymisant les données récoltées, afin de dégager une tendance générale sur un sujet donné par exemple.

Sondage

Sondage va faciliter la prise de décision en équipe afin de déboucher sur un consensus. Avec la mise en place d’un sondage, via des questions fermées ou un QCM, l’obtention des réponses est instantanée et l’agrégation des résultats directe.

Quizz

L’outil Quizz va par exemple servir à mesurer rapidement les connaissances d’un groupe à l’entrée d’une réunion ou bien restituer des informations acquises, en clôture de séance.

Trello : pour la gestion et la planification des tâches

Trello est aujourd’hui bien connu dans le monde des outils collaboratifs. Il offre des services liés à l’organisation et à la planification de tâches pour une gestion de projet à la fois simple et efficace.
Voici ce qu’affiche Trello sur sa homepage : « Laissez tomber les longs échanges par e-mail, les tableurs obsolètes, les notes adhésives qui se décollent et les logiciels compliqués pour gérer vos projets. Trello vous permet de voir votre projet dans son ensemble en un clin d’œil. »

Trello se présente sous forme d’un tableau au sein duquel il est possible de créer des listes de tâches. Chaque liste peut être catégorisée en y attribuant un intitulé comme « (Tâches) A faire », « En cours », « Terminé », etc.
Les cartes, qui servent donc à la création de tâches au sein d’une liste, proposent de nombreuses fonctionnalités permettant d’enrichir une simple tâche en une source d’informations détaillées très utiles pour les participants à un projet :

• Ajout d’une description détaillée de la tâche.
• Champ de commentaires pour l’ensemble des membres/participants.
• Suivi des activités propres à une tâche : commentaires des membres, ajout de lien, ajout de pièce jointe, ajout de visuel, citation de membres, etc.
• Catégorisation de la tâche par code couleur.
• Planification d’une date d’échéance.
• Notification/partage par email.
• Export de la carte/tâche au format JSON.

Les créations de listes ou de tâches ne sont pas limitées, tout comme le nombre de membres rattachés à un projet. Sur l’écran d’accueil enfin, il est possible de créer autant de projets que souhaités, comportant eux-mêmes plusieurs tableaux. La gestion des droits d’admin en lecture / écriture, privé ou public, est possible comme pour tous types d’outils collaboratifs. Le drag’n’drop et la customisation étant parfaitement intégrés à l’outil, Trello propose une expérience collaborative simple et efficace.

Vous trouverez ici une liste d’astuces à laquelle vous pourrez vous abonner pour utiliser pleinement Trello au quotidien : https://trello.com/b/QtjSVKOf/the-ultimate-board-of-trello-tips-tricks

Teams : un des outils collaboratifs challenger de Slack

Teams est un outil essentiel de la suite Office 365. Régulièrement mis en avant par Microsoft, Teams va venir remplacer Skype for Business au sein de Office 365 dans les prochains mois, comme cela a été annoncé lors de la dernière Conférence Microsoft Ignite 2017.
Si Teams a initialement été conçu dans l’optique de concurrencer Slack, Microsoft compte bien enrichir régulièrement son logiciel afin qu’il devienne incontournable.

La proposition initiale de Teams est donc une messagerie instantanée au sein de laquelle il est possible de créer des fils de discussions par équipe et par thématique (les canaux). Ces fils peuvent être privés ou publics. Il est possible d’y partager des documents et des notes, de planifier des réunions ou encore de communiquer en direct avec ses coéquipiers (Teams va prochainement intégrer l’ensemble des fonctions de Skype for business).
Teams intègre la messagerie sécurisée email Outlook, les calendriers Office pour les partages d’agenda ou encore Planner pour l’attribution et la planification de tâches.

Dans la présentation de l’outil, ce qui démarque Teams de Slack, est la barre de navigation permettant la création de divers onglets, souvent rattachés à des services de Office 365. Il est également possible d’y intégrer des applications tierces comme Trello, GitHub, Youtube et d’autres encore.
Il y a donc un ensemble de boutons et de menus destinés à des usages collaboratifs qui n’existent pas au sein de Slack. Ce dernier se voulant plus épuré avec un fil de conversation auquel vient s’intégrer en colonne de droite les différentes applications, partages de fichiers et notifications paramétrés individuellement ou par la communauté. Slack a été pensé initialement pour les start-up, là où Office 365, en intégrant les applications de la suite Office 365, semble se destiner davantage à des organisations structurées de manière plus traditionnelle.

Une fonctionnalité mise en avant dans Teams est celle liée à l’Office Graph de Microsoft qui, grâce au machine learning, est en mesure d’analyser les habitudes des utilisateurs, leurs interactions avec les différents fichiers et applications présents sur la plateforme. Office Graph établi ainsi des liens entre les utilisateurs et les contenus avec lesquels ils sont susceptibles d’interagir. L’objectif étant de proposer aux membres de la plateforme les résultats les plus pertinents possibles. Dernier avantage : Teams possède son propre moteur de recherche d’entreprise.

Vous trouverez également ici un outil de démonstration interactif de Teams : http://teamsdemo.office.com/

Toggl : la saisie des temps simplifiée

Bien que ne possédant pas une variété de fonctionnalités propres à des outils collaboratifs comme Teams ou Slack, Toggl propose une solution de time tracking efficace pour le suivi de projets.
Grâce à une interface simple et fonctionnelle, Toggl permet à un utilisateur ou à une équipe, de noter et suivre le temps passé à la réalisation d’un projet. La segmentation peut se faire par client, par projet, par tâche, en attribuant si besoin un code couleur, des commentaires, etc. La visualisation des statistiques reste simple et fluide avec un affichage des vues à la journée, à la semaine, au mois, à l’année, en fonction d’un client, d’un projet, ou d’une tâche.
Le timer de Toggl peut être intégré à diverses applications de productivité comme : Trello, Producteev, Todoist, Google Drive, Gmail, Podio, Asana, etc.

Une fonctionnalité utile proposée par Toggl est de pouvoir vous notifier une période d’inactivité. Si lors d’une session vous êtes amenez à quitter votre poste de travail pour un appel téléphonique par exemple, Toggl vous notifiera de votre absence par une pop-up afin de vous rappeler votre temps d’inactivité. Vous pourrez ainsi impacter ce temps hors-session sur votre compteur pour avoir une vision au plus juste du temps passé sur le projet.

Toggl dispose enfin de 3 offres payantes permettant d’accéder à des fonctionnalités plus poussées comme, la mise en place d’échéanciers et de suivi de budget par projet, une vision temps réel de la réalisation de vos projets avec un indicateur de profitabilité par collaborateur ou des fonctionnalités personnalisables dédiées au management de vos équipes.

Streak : un CRM directement accessible dans Gmail

Pour les utilisateurs de Gmail et de la suite professionnelle G Suite, Streak peut devenir un formidable allié dédié à la gestion de la relation client directement intégré à votre messagerie email.

Une fois couplé à Gmail, Streak va vous permettre de travailler vos flux de prospects et de clients en proposant des fonctionnalités s’appuyant directement sur les échanges d’email de votre messagerie. Il ne sera plus nécessaire de dupliquer les informations émanant d’un lead vers une solution CRM externe. La gestion des affaires commerciales, qu’elles en soient à un stade de détection, de négociation, avancées dans les échanges avec votre cible ou en cours de finalisation, vont pouvoir être classées par ordre de priorité ou de pertinence.

L’ergonomie de Streak offre la possibilité, en cas de changement de stratégie, d’adapter votre tableau de bord et vos vues business. Vous pourrez y faire figurer des champs de texte libres pour commenter une affaire, insérer des cases à cocher ou des filtres, déplacer les menus selon vos besoins. Il est possible d’épingler en haut de vos vues personnalisées des informations et des détails spécifiques auxquels vous auriez besoin de vous référer régulièrement.

L’intérêt du couplage de Streak avec Gmail est de permettre à plusieurs collaborateurs travaillant sur un même prospect d’avoir accès aux échanges d’emails entre chacune des parties, offrant ainsi un suivi et une communication précise des informations stratégiques autour du prospect. Le tout au sein d’une seule interface.
Streak permet également de relier les conversations pour pouvoir évaluer l’avancée du projet entre différents départements ayant des rôles distincts dans la réussite d’un projet client.
Streak est assimilable à d’autres outils collaboratifs dans la mesure où des membres d’une organisation vont pouvoir suivre et collaborer autour d’un projet client grâce à un suivi business intuitif, rendu possible par le rapprochement d’un outil CRM et d’échanges de messages.
Enfin, Streak est accessible en version gratuite, de quoi intégrer le module à votre messagerie Gmail et vous faire un premier avis.